Für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen gelten ab 2025 neue Vorschriften.
Für den Empfang einer E-Rechnung gilt:
Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle Geschäftsabschlüsse zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Die Einstufung als Unternehmer erfolgt gemäß Umsatzsteuergesetz, das auch Vereine in ihren nicht ideellen Bereichen als Unternehmen einordnet. Wenn der Verein also beispielsweise im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb handelt, muss der Empfang von E-Rechnungen sichergestellt sein. Weiter müssen E-Rechnungen archiviert und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit zu entsprechen. Bei einer E-Rechnung werden die Informationen einer Rechnung vollständig elektronisch, z.B. per E-Mail, und in Form eines bestimmten strukturierten Datensatzes übermittelt. Die derzeit am meisten verbreiteten Formate sind die „XRechnung" oder die „ZUGFeRD-Rechnung". Die E-Rechnung selbst bietet somit als XML-Datensatz keine bildhafte Darstellung. Für das Lesen der Datensätze wird eine entsprechende Software benötigt. Ein PDF-Dokument oder eingescannte Dokumente sind keine E-Rechnungen!
Vereine müssen also ab dem 01.01.2025 über eine Software verfügen, mit der sie E-Rechnungen lesen und gegebenenfalls erstellen können. Hier gibt es verschiedene Lösungen. Einen Ausschnitt wollen wir nachfolgend darstellen:
§ Z.B. bietet DATEV eine kostengünstige Variante auf seinem E-Rechnungsportal [https://e-rechnungsplattform.datev.de/]
§ Eine entsprechende Software können Sie sich auch unter folgendem Link herunterladen: [https://www.b2brouter.net/de/preise/].
Unter diesem Link finden Sie eine einfache kostenfreie Variante für Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen und eine kostengünstige Variante mit Leistungen in größerem Umfang.
§ Accountable, eine Steuer-App, stellt seit dem 15.08.2024 eine kostenlose Variante einer App zur Verfügung, mit der Nutzer unbegrenzt E-Rechnungen erstellen, senden und empfangen können. Sie finden die App in den App-Stores oder auf www.accountable.de.
§ Eine weitere günstige Möglichkeit ist das Programm „ZUGFeRD", das ebenfalls kostenlos angeboten wird: [https://zugferd-rechnung.com].
§ Mit dem Rechnungsmodul von WISO Mein Büro können E-Rechnungen im XRechnungs-Format kostenfrei erstellt und erhaltene E-Rechnungen ausgelesen werden. Allerdings ist es in der kostenfreien Version nicht möglich, ZUGFeRD-Rechnungen auszulesen.
Es bietet sich auch eine Nachfrage beim zuständigen Finanzamt an, das möglicherweise Empfehlungen geben kann, welche Software in Betracht kommt. Wird eine eigenen Buchhaltungssoftware eingesetzt (z.B. Sage Business Cloud oder Lexware), sollte beim Anbieter nachgefragt werden, ob die Buchhaltungssoftware E-Rechnungsfähig ist. Dies stellt nur einen Ausschnitt dar, der keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben kann. Auch können und dürfen wir keinen Anbieter hervorheben!
Für das Ausstellen einer E-Rechnung gilt:
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen auch in einem sonstigen Rechnungsformat ausgestellt und übermittelt werden. Bis Ende 2027 gibt es eine zusätzliche Übergangsregelung. Wurde im vorangegangenen Kalenderjahr ein Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro erreicht, können Rechnungen bis Ende 2027 ebenfalls noch als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Ab 2028 gibt es dann nur noch die E-Rechnung.
Hierzu teilt Euch unser Fachbereichsleiter Florian Popp noch folgendes mit:
Der Empfang von E-Rechnungen muss lediglich im wirtschaftlichen Bereich eines Vereins sichergestellt werden. Jeder Verein hat drei Bereiche:
Ideeller Bereich: Hierunter fällt alles, was dem Satzungszweck im weitesten Sinne unterfällt. Spenden, Mitgliederfeste, Ausflüge, Geschenke für Jubiläen etc..
Vermögensverwaltung: Wie der Name schon sagt: Einnahmen und Ausgaben der Vermögensverwaltung (insbesondere Zinsen).
Wirtschaftlicher Zweckbetrieb: In diesen Bereich fällt alles, mit dem der Verein sozusagen am Markt auftritt; § Sachpreisversteigerung bei der Christbaumversteigerung § Steckerlfischgrillen § Sonnwendfeiern § Sonstige Feste für ein breites Publikum (alle außerhalb des Vereins).
Lediglich für den wirtschaftlichen Zweckbetrieb muss der Empfang der E-Rechnung sichergestellt werden. Dies kann auch durch ein eigens dafür eingerichtetes Postfach erfolgen und muss nicht zwingend mittels eines speziellen Programms sein. Die Pflicht für die Ausstellung einer E-Rechnung ergibt sich nur dann, wenn der Verein umsatzsteuerpflichtig ist. Solange der Umsatz des Vereins im Vorjahr nicht mehr als 25.000, - € und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000, - € Umsatz machen wird, nimmt der Verein die Kleinunternehmerregelung in Anspruch und ist daher nicht umsatzsteuerpflichtig. Weiterhin sind E-Rechnungen ggf. nur gegenüber anderen Unternehmern, nicht jedoch gegenüber Privatpersonen auszustellen. Achtzugeben ist daher bei anstehenden Gründungsfesten, bei denen die Umsatzgrenzen überschritten werden und vom Verein z.b. für die Festschrift oder ähnliche Rechnungen an Unternehmer ausgestellt werden.
